FÖRETAGSJÄMFÖRELSE · ÖVERSLAG
Automatisera eller arbeta manuellt?
Jämför investering och drift med den arbetstid som kan frigöras. Välj hur stor del som faktiskt minskar kostnaderna.
VERKLIGA FÖRUTSÄTTNINGAR
Mer än siffran i kalkylen
Det här ingår: Införande en gång, löpande drift och tidsvinst som faktiskt kan minska kostnader.
Det behöver du ange: Mät kontroll, felsökning, undantag och omarbete i tiden efter automatisering. Lägg utbildning och datamigrering i införandet; support och reservrutiner i driften.
Räknas inte automatiskt: Frigjord tid ger inte automatiskt lägre lön. Frånvaro, avbrott, informationssäkerhet och leverantörsberoende får inga automatiska riskbelopp.
Praktiska tips och ett scenario att pröva
Pröva själv: Om 400 timmar frigörs men inga utgifter minskar: välj 0 % realiserad besparing. Tiden kan ändå skapa kapacitet, men ny intäkt måste bedömas separat.
- Prova ett verkligt arbetsflöde och jämför samma kvalitet före beslut.
- Bestäm vem som kontrollerar fel och hur arbetet fortsätter vid avbrott.
- Kontrollera åtkomst till data, exportmöjlighet, support och kostnaden att byta leverantör.
Tips och stresscenarier är planeringsstöd. Bara det du för in i kalkylens kostnads- och tidsfält påverkar resultatet.
Vad kan automatiseras – och med vad?
Välj ett återkommande arbetsmoment, till exempel en faktura, en tidrapport eller en pall. Jämför personens arbetstid före och efter. Automatisering kan vara en koppling mellan två program, ett AI-stöd eller en fysisk maskin.
Fakturor: AI läser, en person kontrollerar
Manuellt: öppna en leverantörsfaktura och skriva av uppgifter till ett system. Med vad? Exempelvis Power Automate med AI Builder för att läsa fakturauppgifter och föra dem vidare i ett arbetsflöde.
Arbete som återstår: kontrollera tolkningen, rätta fel och attestera enligt företagets rutiner. I kalkylen är ett moment en faktura. Tiden efter automatisering ska inkludera mänsklig kontroll och felhantering.
Tidrapporter: från mobil till lön och fakturering
Manuellt: skriva in samma arbetstid igen i flera system. Med vad? Ett tidrapporteringssystem med ekonomisystemkoppling, exempelvis Tidrapport och Fortnox, kan föra över faktura- och löneunderlag.
Arbete som återstår: personalen rapporterar tiden och ansvarig kontrollerar projekt, timmar och attest. Ett moment kan vara en behandlad tidrapport. Räkna på administrationen som försvinner, inte på själva arbetstimmarna som rapporten gäller.
Rapporter: samla Excel- och CSV-filer utan klipp och klistra
Manuellt: öppna flera likadant uppbyggda filer och kopiera rader till en sammanställning. Med vad? Power Query kan kombinera filer med samma struktur, till exempel leverans- eller projektrapporter från en mapp.
Arbete som återstår: kontrollera att rätt filer kom med, hantera ändrade kolumner och granska resultatet. Välj samma enhet före och efter: en färdig rapport eller en behandlad fil. Blanda inte de två i antalet moment.
Kartonger på pall: robot gör de upprepade lyften
Manuellt: lyfta och stapla kartonger på en pall. Med vad? En palleteringsrobot med lämpligt gripdon och inmatning, exempelvis en robotlösning från Universal Robots.
Arbete som återstår: mata fram varor, byta pall, hantera stopp och kontrollera kvaliteten. Räkna exempelvis per färdig pall. Ange kvarvarande mänsklig arbetstid, inte robotens obemannade gångtid. Ta med installation, anpassning, skydd, utbildning, underhåll och drift i kostnaderna.
Så motsvarar de förifyllda siffrorna ett fakturaflöde
Påhittat räkneexempel, inte uppmätta tider eller leverantörspriser. Följande förklarar kalkylens ursprungliga exempel. Texten ändras inte när du ändrar dina värden; välj ”Återställ exempel” om du vill jämföra.
- Antal moment: 2 400 fakturor per år, alltså 200 per månad.
- Mänskligt arbete: 15 minuter per faktura manuellt, 5 minuter med automatisering inklusive kontroll och rättelser.
- Full timkostnad: 450 kr. Frigjord tid blir 2 400 × 10 / 60 = 400 timmar per år.
- Verklig kostnadsminskning: 50 % av tidens värde, exempelvis genom mindre betald övertid eller köpt administrativ hjälp. Det ger 400 × 450 × 50 % = 90 000 kr per år före drift.
- Införande: 100 000 kr en gång. Licenser, support och drift: 24 000 kr per år.
Resultat med dessa antaganden: 66 000 kr i årlig nettobesparing efter drift och cirka 1,5 års enkel återbetalning. Över fem år blir skillnaden 230 000 kr efter införandekostnaden, utan ränta eller skatt.
Om samma personal får tid över men kostnaderna är oförändrade: ange 0 % realiserad kostnadsminskning. Tiden kan fortfarande vara värdefull, men den är ingen kontant besparing. Mer försäljning eller intäkter från extra kapacitet ingår inte i modellen.
Börja med att mäta ett litet prov. Räkna med undantag, granskning och återkommande underhåll. Använd egna offerter för införande och drift. En systemkoppling behöver fungera med just era program och ert arbetssätt.
Tekniska exempel kontrollerade mot leverantörernas dokumentation 6 september 2026. Produktnamnen visar möjlig teknik. Pris, kompatibilitet och lönsamhet för ditt företag är ej verifierat. Kalkylen utför ingen automatisering.
Förifyllt för att visa hur det fungerar. Byt till dina offerter och villkor. Ange kostnader efter avdragsgill moms och intäkter exklusive moms. Resultatet är före inkomstskatt. Förifyllda belopp är räkneexempel.
DITT BESLUTSUNDERLAG
Så skiljer sig alternativen
Projektfilen innehåller dina siffror. Ladda ned och dela den själv om du vill. Sidans länk innehåller inga kalkylvärden.
FRÅN SIFFRA TILL BESLUT
Kontrollera innan du bestämmer dig
Mät hela arbetsmomentet
Ta med kontroll, felrättning och undantag i tiden efter automatisering. Samma mängd och kvalitet ska levereras.
Skilj frigjord tid från besparing
Fast lön minskar inte automatiskt när ett moment går snabbare. Ange 0 % om tiden bara frigörs och inga kostnader minskar.
Ta med införande och drift
Investering omfattar installation, utbildning och införande. Licenser och löpande underhåll anges per år. Modellens antaganden gäller hela perioden.
Så räknar modellen
Frigjord tid = antal moment × (manuell tid − automatiserad tid). Tiden värderas med timkostnad och andelen som verkligen kan minska kostnaderna. Automatiserad periodkostnad = investering + (manuell årskostnad − realiserad tidsbesparing + drift) × år. Enkel återbetalning använder positiv årlig nettobesparing, utan ränta, skatt eller restvärde.
Källor, antaganden och begränsningar
Budgetbegrepp kontrollerade 6 september 2026 hos Verksamt. Formlerna är sajtens förenklade planeringsmodeller. Alla belopp och procentsatser är ändringsbara räkneexempel; inga marknadspriser eller individuella skatteregler har fastställts.
Överslag enligt angivna förutsättningar, inte offert, lönebesked eller fullständig skatteberäkning.
Fortsätt med beläggning och timpris, offertpris eller betalningstider.
Alla jämförelser ↗